Office manažér/ka

Office manažér/ka (alebo tiež správca kancelárie) je osoba zodpovedná za koordináciu a efektívne fungovanie administratívnych procesov v rámci kancelárie alebo kancelárskeho prostredia. Tento profesionál zohráva kľúčovú úlohu pri zabezpečovaní hladkého chodu každodenných operácií, správe kancelárskeho prostredia a podpore tímu a manažérov v organizácii.

Hlavné úlohy a zodpovednosti office manažéra/ky:

  1. Koordinácia administratívnych procesov:
    • Zabezpečovanie plynulého chodu kancelárie.
    • Organizačné zabezpečenie stretnutí, porád a firemných podujatí.
    • Správa kancelárskych potrieb, ako sú zásoby, vybavenie a technológie.
  2. Komunikácia:
    • Príjem a vyhotovenie telefonických hovorov, správa e-mailov a korespondencie.
    • Koordinácia s internými aj externými partnermi, dodávateľmi a klientmi.
    • Správa a organizácia kalendárov, stretnutí a podujatí pre manažérov a zamestnancov.
  3. Zabezpečenie pracovného prostredia:
    • Zabezpečenie administratívnych a technických podmienok pre zamestnancov.
    • Riešenie problémov spojených s kancelárskym vybavením a infraštruktúrou (napríklad údržba a opravy zariadení).
  4. Finančné a rozpočtové úlohy:
    • Pomoc pri správe firemných výdavkov a rozpočtov.
    • Fakturácia a správa nákladov na kancelárske potreby, služby a ďalšie výdavky.
  5. Podpora tímu:
    • Koordinácia a podpora zamestnancov v administratívnych úlohách.
    • Organizácia školení, teambuildingov a firemných aktivít.
  6. Správa dokumentácie a záznamov:
    • Udržiavanie a archivovanie dokumentov, zmlúv, správ a iných dôležitých materiálov.
    • Dodržiavanie legislatívnych požiadaviek na ochranu údajov a dokumentov.
  7. Zabezpečenie dodávateľských a outsourcingových služieb:
    • Komunikácia s dodávateľmi a zabezpečovanie dodávok kancelárskych potrieb, nábytku, nástrojov a technológie.
    • Riešenie problémov a požiadaviek od dodávateľov a externých služieb.

Kľúčové zručnosti a kvalifikácie office manažéra/ky:

  • Organizačné schopnosti: Dôležité je, aby office manažér/ka dokázal/a efektívne organizovať čas a úlohy, aby zabezpečil/a hladký chod kancelárie.
  • Komunikačné zručnosti: Musí byť schopný/á komunikovať s rôznymi stranami – kolegami, vedením, dodávateľmi a klientmi.
  • Multitasking a flexibilita: Office manažér/ka často rieši viacero úloh súčasne, preto je dôležité byť flexibilný/á a schopný/á zvládať stres.
  • Znalosť administratívnych procesov: Znalosť kancelárskych procesov, správy dokumentácie, riešenia technických problémov a správy kancelárie je nevyhnutná.
  • Technické zručnosti: Poznanie kancelárskych nástrojov a softvérov, ako sú Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), systém na správu e-mailov a kalendárov, a iné firemné aplikácie.

Kvalifikácie:

  • Vzdelanie: Väčšina office manažérov má maturitu, ale niektorí môžu mať aj vysokoškolské vzdelanie v oblasti manažmentu, administratívy alebo podnikania.
  • Skúsenosti: Predchádzajúca skúsenosť v administratívnej alebo kancelárskej práci môže byť výhodou, hoci nie vždy je to nevyhnutné.

Pracovné prostredie:

Office manažér/ka pracuje v rôznych odvetviach, vrátane korporácií, malých a stredných podnikov, neziskových organizácií alebo štátnych inštitúcií. Tento profesionál je zvyčajne súčasťou administratívneho alebo prevádzkového tímu.


V podstate ide o kľúčovú osobu v organizácii, ktorá zabezpečuje efektívnosť a poriadok v kancelárii a zohráva dôležitú úlohu pri zabezpečovaní dobrých pracovných podmienok pre zamestnancov.