Office manažér/ka
Office manažér/ka (alebo tiež správca kancelárie) je osoba zodpovedná za koordináciu a efektívne fungovanie administratívnych procesov v rámci kancelárie alebo kancelárskeho prostredia. Tento profesionál zohráva kľúčovú úlohu pri zabezpečovaní hladkého chodu každodenných operácií, správe kancelárskeho prostredia a podpore tímu a manažérov v organizácii.
Hlavné úlohy a zodpovednosti office manažéra/ky:
- Koordinácia administratívnych procesov:
- Zabezpečovanie plynulého chodu kancelárie.
- Organizačné zabezpečenie stretnutí, porád a firemných podujatí.
- Správa kancelárskych potrieb, ako sú zásoby, vybavenie a technológie.
- Komunikácia:
- Príjem a vyhotovenie telefonických hovorov, správa e-mailov a korespondencie.
- Koordinácia s internými aj externými partnermi, dodávateľmi a klientmi.
- Správa a organizácia kalendárov, stretnutí a podujatí pre manažérov a zamestnancov.
- Zabezpečenie pracovného prostredia:
- Zabezpečenie administratívnych a technických podmienok pre zamestnancov.
- Riešenie problémov spojených s kancelárskym vybavením a infraštruktúrou (napríklad údržba a opravy zariadení).
- Finančné a rozpočtové úlohy:
- Pomoc pri správe firemných výdavkov a rozpočtov.
- Fakturácia a správa nákladov na kancelárske potreby, služby a ďalšie výdavky.
- Podpora tímu:
- Koordinácia a podpora zamestnancov v administratívnych úlohách.
- Organizácia školení, teambuildingov a firemných aktivít.
- Správa dokumentácie a záznamov:
- Udržiavanie a archivovanie dokumentov, zmlúv, správ a iných dôležitých materiálov.
- Dodržiavanie legislatívnych požiadaviek na ochranu údajov a dokumentov.
- Zabezpečenie dodávateľských a outsourcingových služieb:
- Komunikácia s dodávateľmi a zabezpečovanie dodávok kancelárskych potrieb, nábytku, nástrojov a technológie.
- Riešenie problémov a požiadaviek od dodávateľov a externých služieb.
Kľúčové zručnosti a kvalifikácie office manažéra/ky:
- Organizačné schopnosti: Dôležité je, aby office manažér/ka dokázal/a efektívne organizovať čas a úlohy, aby zabezpečil/a hladký chod kancelárie.
- Komunikačné zručnosti: Musí byť schopný/á komunikovať s rôznymi stranami – kolegami, vedením, dodávateľmi a klientmi.
- Multitasking a flexibilita: Office manažér/ka často rieši viacero úloh súčasne, preto je dôležité byť flexibilný/á a schopný/á zvládať stres.
- Znalosť administratívnych procesov: Znalosť kancelárskych procesov, správy dokumentácie, riešenia technických problémov a správy kancelárie je nevyhnutná.
- Technické zručnosti: Poznanie kancelárskych nástrojov a softvérov, ako sú Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), systém na správu e-mailov a kalendárov, a iné firemné aplikácie.
Kvalifikácie:
- Vzdelanie: Väčšina office manažérov má maturitu, ale niektorí môžu mať aj vysokoškolské vzdelanie v oblasti manažmentu, administratívy alebo podnikania.
- Skúsenosti: Predchádzajúca skúsenosť v administratívnej alebo kancelárskej práci môže byť výhodou, hoci nie vždy je to nevyhnutné.
Pracovné prostredie:
Office manažér/ka pracuje v rôznych odvetviach, vrátane korporácií, malých a stredných podnikov, neziskových organizácií alebo štátnych inštitúcií. Tento profesionál je zvyčajne súčasťou administratívneho alebo prevádzkového tímu.
V podstate ide o kľúčovú osobu v organizácii, ktorá zabezpečuje efektívnosť a poriadok v kancelárii a zohráva dôležitú úlohu pri zabezpečovaní dobrých pracovných podmienok pre zamestnancov.