Menej naháňania dokladov. Viac času na účtovníctvo a klientov.

„Ešte nám chýba faktúra.“

„Prosím pošlite bankový výpis.“

„Chýbajú nám bločky za minulý mesiac.“

„Doklad sme stále nedostali.“

Pre účtovné kancelárie je získavanie chýbajúcich dokladov od klientov každodennou rutinou. Problém nie je iba samotná komunikácia. Účtovník musí zistiť, čo chýba, komu to chýba, kedy klienta kontaktoval, či doklad medzičasom prišiel a koho treba opätovne urgovať.

Pri desiatkach alebo stovkách klientov môžu tieto drobné administratívne úlohy zaberať každý mesiac mnoho hodín.

AI Missing Documents Assistant od ROI index pomáha tento proces automatizovať.

Systém môže podľa nastavených pravidiel identifikovať chýbajúce dokumenty, pripraviť alebo odoslať požiadavku klientovi, pripomenúť sa v prípade nedodania a evidovať stav jednotlivých požiadaviek.

Účtovník tak nemusí byť zároveň účtovníkom aj „naháňačom dokladov“.

Čo je AI Missing Documents Assistant?

AI Missing Documents Assistant je digitálny asistent navrhnutý pre účtovníkov a účtovné kancelárie, ktorý pomáha riadiť proces získavania chýbajúcej dokumentácie od klientov.

Podľa konkrétneho nastavenia môže pracovať s informáciami o očakávaných a prijatých dokumentoch a upozorniť na rozdiel.

Namiesto manuálneho procesu:

kontrola → zoznam chýbajúcich dokladov → email → čakanie → kontrola → urgencia → ďalšia kontrola

môže vzniknúť systematický workflow:

doklady → automatická kontrola → identifikácia chýbajúcich dokumentov → požiadavka klientovi → pripomenutie → prijatie → aktualizácia stavu → účtovník

Výsledkom nie je nahradenie účtovníka.

Výsledkom je odstránenie časti opakujúcej sa administratívy.

Aký problém rieši?

Účtovná kancelária môže mať kvalitných účtovníkov, dobrý softvér a jasne nastavené procesy, no stále zostáva závislá od toho, či klient dodá všetky podklady načas.

Typický problém vzniká každý mesiac znova:

• chýbajú prijaté alebo vydané faktúry,
• nie je dodaný bankový výpis,
• chýbajú pokladničné doklady,
• klient poslal iba časť dokumentácie,
• dokument prišiel iným komunikačným kanálom,
• nie je jasné, či už bol klient kontaktovaný,
• účtovník musí posielať druhú alebo tretiu urgenciu,
• termín DPH alebo uzávierky sa blíži.

AI Missing Documents Assistant vytvára medzi klientom a účtovníkom kontrolovaný proces, v ktorom je jasné, čo ešte treba dodať.

Ako môže AI Missing Documents Assistant fungovať?

Konkrétny workflow prispôsobíme vašej účtovnej kancelárii.

1. Zber dokumentov

Klient dodáva doklady spôsobom, ktorý máte nastavený – napríklad cez cloudové úložisko, email, formulár, klientsku zónu alebo iný používaný systém.

Nie je cieľom za každú cenu meniť proces, na ktorý sú klienti zvyknutí.

Najskôr analyzujeme váš existujúci spôsob práce a hľadáme miesto, kde automatizácia dokáže priniesť najväčšiu úsporu času.

2. Kontrola prijatých podkladov

Systém eviduje, ktoré požadované dokumenty boli prijaté a ktoré ešte chýbajú.

Podľa možností zdrojového systému môže pracovať napríklad s kategóriami dokumentov, obdobiami, názvami klientov alebo konkrétnymi požiadavkami.

3. Identifikácia chýbajúcich dokumentov

Namiesto toho, aby účtovník manuálne prechádzal jednotlivých klientov, systém pripraví zoznam otvorených položiek.

Napríklad:

Firma ABC s.r.o. – júl

Bankový výpis – prijatý
Vydané faktúry – prijaté
Prijaté faktúry – prijaté
Pokladňa – chýba
Doklady k služobnej ceste – chýbajú

Účtovník okamžite vidí, kde je problém.

4. Automatická požiadavka klientovi

Klient môže dostať jednoduchú a konkrétnu správu:

„Dobrý deň, pri kontrole podkladov za júl nám ešte chýbajú pokladničné doklady a dokumentácia k služobnej ceste. Prosíme o ich doplnenie.“

Žiadne všeobecné:

„Pošlite nám doklady.“

Klient presne vie, čo má dodať.

5. Automatické pripomenutie

Ak klient podklady nedodá, systém môže po stanovenom čase pripraviť alebo odoslať ďalšie upozornenie.

Napríklad:

1. pripomenutie → 3 dni

2. pripomenutie → 5 dní

upozornenie účtovníka → blížiaci sa termín

Frekvenciu a spôsob komunikácie nastavíme podľa vašich procesov.

6. Aktualizácia stavu

Po prijatí dokumentu sa požiadavka môže označiť ako vybavená.

Účtovník tak nemusí opakovane kontrolovať emailovú komunikáciu a zisťovať:

„Poslal nám to už?“

Čo môže účtovná kancelária automatizovať?

AI Missing Documents Assistant môže byť navrhnutý napríklad pre:

• mesačné účtovné doklady,
• prijaté faktúry,
• vydané faktúry,
• bankové výpisy,
• pokladničné doklady,
• mzdové podklady,
• cestovné príkazy,
• dokumenty k vozidlám,
• zmluvy,
• potvrdenia,
• podklady k DPH,
• podklady k mesačným a ročným uzávierkam,
• individuálne dokumenty požadované od konkrétneho klienta.

Nie každá účtovná kancelária potrebuje rovnaký systém. Preto riešenie navrhujeme podľa toho, ako pracujete vy a vaši klienti.

Z automatického emailu urobte inteligentný proces

Samotné automatické posielanie emailov nie je AI riešenie.

Rozdiel je v tom, že inteligentnejší systém môže pracovať s kontextom.

Namiesto jednej univerzálnej správy pre všetkých klientov môže byť komunikácia vytvorená podľa toho:

• ktorý klient dokumenty nedodal,
• aké dokumenty konkrétne chýbajú,
• za aké obdobie,
• či už bol klient upozornený,
• ako blízko je termín,
• či ide o štandardnú alebo urgentnú požiadavku.

Klient tak dostáva relevantnejšie správy a účtovník rieši predovšetkým prípady, ktoré si skutočne vyžadujú jeho pozornosť.

Dashboard chýbajúcich dokladov

Súčasťou riešenia môže byť jednoduchý prehľad:

Namiesto desiatok emailových vlákien získate jeden prehľad o tom, čo ešte bráni dokončeniu účtovníctva jednotlivých klientov.

AI asistent nenahrádza účtovníka

AI Missing Documents Assistant nemá rozhodovať o účtovníctve namiesto odborníka.

Jeho úlohou je pomáhať s administratívou okolo dokumentov.

Účtovník zostáva zodpovedný za odbornú kontrolu, spracovanie dokladov a rozhodnutia, ktoré vyžadujú účtovné alebo daňové znalosti.

Automatizujeme najmä to, čo je:

opakujúce sa → pravidlové → časovo náročné → administratívne.

Čo môže účtovná kancelária získať?

Menej manuálnych urgencií

Nemusíte každý mesiac písať rovnaké emaily desiatkam klientov.

Lepší prehľad

Vidíte, ktorý klient má dokumentáciu kompletnú a kde stále niečo chýba.

Rýchlejšie dodanie podkladov

Konkrétna požiadavka je pre klienta zrozumiteľnejšia ako všeobecná výzva na zaslanie dokladov.

Menej stresu pred termínmi

Chýbajúce dokumenty sa riešia priebežne, nie až tesne pred uzávierkou alebo podaním DPH.

Viac času pre klientov

Čas, ktorý účtovníci trávili administratívou, môžu venovať kontrole, konzultáciám a službám s vyššou pridanou hodnotou.

Škálovateľnejšia účtovná kancelária

Ak rastie počet klientov, nemusí rovnakým tempom rásť aj množstvo manuálnej administratívy.

Ako prebieha realizácia s ROI index?

Najskôr nepotrebujete kupovať množstvo nových nástrojov.

Začíname vaším procesom.

1. Analýza súčasného workflow

Pozrieme sa na to:

• ako klienti odovzdávajú doklady,
• kde dokumenty uchovávate,
• ako zisťujete, čo chýba,
• ako klientov kontaktujete,
• koľko urgencií bežne posielate,
• kde vzniká najviac manuálnej práce.

2. Návrh automatizácie

Navrhneme jednoduchý tok:

prijatie dokumentov → kontrola → chýbajúce doklady → komunikácia → pripomenutie → kontrola → dokončenie.

3. Výber vhodných nástrojov

Podľa vášho súčasného technického prostredia môžeme navrhnúť vhodné prepojenia a automatizačné nástroje.

Možnosti závisia od používaného účtovného softvéru, cloudových služieb, emailu a dostupných integrácií alebo API.

Cieľom nie je vytvoriť technologicky komplikovaný projekt.

Cieľom je ušetriť reálny čas.

4. Nastavenie workflow

Pripravíme pravidlá, automatizácie, komunikačné scenáre a potrebné prepojenia.

5. Testovanie

Odporúčame začať na menšej skupine klientov.

Sledujeme, kde systém funguje dobre, kde potrebuje úpravu a ktoré situácie je lepšie ponechať na človeka.

6. Rozšírenie

Po odladení môže byť systém postupne nasadený na ďalších klientov a procesy.

AI automatizácia môže začať jedným problémom

Nemusíte automatizovať celú účtovnú kanceláriu naraz.

Najväčší zmysel môže mať vyriešenie jednej jednoduchej otázky:

„Ako každý mesiac automaticky zistiť, komu chýbajú doklady, a vyžiadať ich bez manuálneho písania emailov?“

Keď tento proces funguje, možno postupne automatizovať ďalšie časti komunikácie.

Ak zároveň riešite získavanie nových klientov, pozrite si možnosti marketingu pre služby, kde ROI index prepája web, reklamu, obsah, analytiku a získavanie dopytov.

AI nie je iba ChatGPT

Umelá inteligencia môže účtovnej kancelárii pomáhať interne, ale zároveň mení spôsob, akým si zákazníci účtovníkov vyhľadávajú.

Potenciálny klient sa už nemusí pýtať iba Google na „účtovníka v Bratislave“. Môže sa ChatGPT, Gemini alebo iného AI asistenta opýtať, ktorú účtovnú kanceláriu by mu odporučil.

Preto má popri automatizácii interných procesov význam riešiť aj GEO optimalizáciu a viditeľnosť firmy v generatívnom vyhľadávaní.

Ak chcete zistiť, ako vás dnes AI systémy poznajú a pri akých otázkach vás dokážu zaradiť medzi relevantné firmy, ROI index sa venuje aj AI Visibility auditu.

A ak vás zaujíma konkrétne pozícia vašej firmy v ChatGPT, viac nájdete na stránke ChatGPT pre firmy.

Prečo ROI index?

ROI index prepája online marketing, dáta, automatizáciu a AI s obchodnými procesmi firmy.

Za ROI index stojí Miloš Vargic s viac ako 22 rokmi skúseností v online marketingu.

Nejde nám o zavedenie AI len preto, aby firma mohla povedať, že „používa AI“.

Hľadáme procesy, pri ktorých technológia dokáže priniesť praktický výsledok:

menej manuálnej práce, rýchlejšie vybavenie, lepší prehľad a viac času pre klientov.

Prehľad ďalších možností online marketingu, SEO, GEO a výkonnostných služieb nájdete v sekcii služby ROI index.

Je AI Missing Documents Assistant vhodný pre vašu účtovnú kanceláriu?

Najväčší potenciál má najmä vtedy, ak:

• pravidelne urguejete klientov kvôli dokladom,
• rovnaké správy posielate každý mesiac,
• máte väčší počet pravidelných klientov,
• informácie o chýbajúcich dokladoch evidujete manuálne,
• účtovníci strácajú čas kontrolou emailov a priečinkov,
• chcete zvládnuť viac klientov bez zbytočného rastu administratívy,
• chcete zavádzať AI postupne a na konkrétnych praktických úlohách.

Zistite, koľko administratívy môžete automatizovať

Napíšte nám, ako dnes vo vašej účtovnej kancelárii prebieha zber dokladov.

Stačí stručne uviesť:

• koľko máte približne klientov,
• ako vám posielajú dokumenty,
• aký účtovný systém používate,
• kde doklady uchovávate,
• ako dnes evidujete chýbajúce dokumenty,
• ako často musíte klientov urgovať.

ROI index sa pozrie na váš súčasný proces a navrhne, kde môže mať AI Missing Documents Assistant reálny prínos a čo má zmysel automatizovať ako prvé.

Menej naháňania dokladov. Menej manuálnej administratívy. Viac času na účtovníctvo a klientov.